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Como fazer a carta de apresentação da empresa

O velho ditado que diz que “a primeira impressão é a que fica” é muito válido quando o assunto é conseguir novos clientes no mundo dos negócios. A carta de apresentação de uma empresa funciona como o cartão de visitas da companhia e, por isso, é uma importante ferramenta que dá o primeiro passo para a negociação.

Nesta carta é preciso conter as informações básicas da empresa, os serviços oferecidos e os benefícios, de maneira clara e objetiva. A carta precisa ser elaborada com cuidado, pois é importante prender a atenção do cliente através de parágrafos curtos e que contenham apenas informações relevantes.

Além disso, a personalização da carta é muito importante, principalmente se os objetivos variarem de acordo com o tipo de cliente. A empresa precisa ter em mente que a qualidade da carta é um fator fundamental na decisão do cliente. Por isso, quanto mais personalizada, clara e bem elaborada estiver a apresentação, melhores serão as chances de conquistar uma boa imagem e novos consumidores.

Não há um único modelo capaz de garantir uma carta perfeita para a apresentação de uma empresa, pois os negócios possuem natureza, objetivos e serviços diferenciados. No entanto, há vários modelos que ajudam a elaborar a carta, além de padrões que auxiliam na construção de uma apresentação ideal para o negócio.

Passo a passo da Carta de Apresentação da empresa:

Apesar de não haver uma fórmula mágica para criar a apresentação de um negócio, o padrão mais utilizado segue uma linha de organização das informações relevantes.

Neste padrão, a empresa começa a carta com a apresentação da companhia no primeiro parágrafo, informações de produtos no meio da carta e, por fim, informações sobre o suporte e as formas de atendimento.

Confira o que deverá ser escrito em cada parte da carta:

Apresentação do negócio: O início da carta é muito importante para que o cliente fique interessado em ler toda a apresentação. É nos primeiros parágrafos (de preferência um ou dois) que a empresa deve falar sobre a companhia em si, a natureza do negócio, o tempo de mercado e os objetivos empresariais. Neste primeiro momento é importante ressaltar o preparo da empresa no atendimento aos clientes, a satisfação do consumidor como prioridade, o comprometimento com o trabalho e outras informações que gere confiança e credibilidade para quem lê.

Produtos e serviços: A descrição dos produtos e serviços é a parte mais importante da carta, pois neste momento o cliente deverá decidir se o produto ou serviço em questão irá ou não suprir a sua necessidade. Por isso, é importante falar sobre o que interessa ao cliente e como o serviço poderá ser positivo ao consumidor. Além disso, falar sobre garantias, qualidade e prazos também é fundamental. Não esqueça de oferecer benefícios ao invés de falar apenas sobre características, principalmente na hora de mencionar os valores. Qualquer serviço especial que facilite a negociação, descontos e promoções precisam aparecer como grandes vantagens ao solicitar o produto ou serviço.

Suporte ao cliente: Por fim, a carta deverá explicar sobre como funciona o atendimento, de forma sucinta e objetiva. O comprometimento com a excelência no atendimento, os horários disponíveis ao cliente e os contatos deverão constar entre as informações para que o cliente sinta que receberá um tratamento de qualidade ao optar pelos serviços da companhia. Os canais de atendimento ao cliente também devem ser mencionados e, quanto mais canais a empresa disponibilizar, melhor será a imagem de comprometimento com a qualidade do serviço e a satisfação do público.

Depoimentos dos clientes: Outro fator que pode colaborar com a imagem e a credibilidade da empresa é adicionar depoimentos de clientes na carta. Esses depoimentos podem ser curtos e mostrar principalmente a satisfação com a qualidade do serviço e do atendimento prestado pela companhia.

Entretanto, é necessário ter a certeza de que os depoimentos poderão ser utilizados e, por isso, é importante pedir autorização antes de inseri-los na carta. Esses depoimentos podem variar de acordo com a natureza do negócio e, se a empresa oferecer serviço para outras entidades, o ideal é conseguir depoimentos positivos de clientes que possuem nome no mercado.

O local para inserir os depoimentos vai depender da forma como a empresa estruturar as informações, mas, no geral, os depoimentos costumam aparecer no final da carta de apresentação. É interessante que os depoimentos também sejam apresentados com um design intuitivo e de forma que facilite a leitura, como separados em blocos e com pequenas imagens de identificação.

Cuidados

Se a empresa seguir as dicas padrões e acrescentar a personalização do negócio na carta, não há muito com o que temer. O design da carta, a forma como as informações serão organizadas e a presença ou não de depoimentos são elementos que variam muito de uma empresa para a outra e, por isso, é importante decidir qual o formato que combina mais com o negócio em questão.

Deixar a carta com uma aparência de documento oficial também é interessante, pois o cartão de visitas da empresa não pode ser impresso de qualquer jeito. Utilizar papel timbrado da companhia e se dirigir diretamente ao cliente no início da carta é uma forma de passar a imagem de oficialidade do documento e de dedicação com o cliente.

A linguagem também é uma das ferramentas essenciais para a construção de uma boa carta de apresentação empresarial. O mais adequado é utilizar frases diretas e pessoais, com a intenção de aproximar o cliente da empresa. Linguagens muito formais podem causar um efeito contrário, pois a formalidade aumenta a distância entre a empresa e o cliente.

Através desses cuidados é possível aumentar as chances da carta de apresentação causar uma boa impressão logo de cara. Porém, nenhuma carta pode garantir a certeza do sucesso da venda porque a decisão de contratar ou não será tomada de acordo com as necessidades do cliente e dos benefícios oferecidos pela companhia.

No entanto, uma boa carta de apresentação garante uma imagem positiva e é um grande requisito para levar o cliente até a próxima etapa de negociação.

Sucesso nas vendas!

 

Rafael Rez

Rafael Rez

Autor do bestseller "Marketing de Conteúdo: A Moeda do Século XXI". Possui MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas (FGV). Fundador da consultoria de marketing digital Web Estratégica. Além de Empreendedor e Consultor, é Professor de Pós e MBA em diversas instituições de ponta: HSM, FGV, Insper, ESALQ/USP. Em 2016 fundou a Nova Escola de Marketing.

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