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Conheça o 5W2H: uma poderosa ferramenta de gestão

Qualquer projeto empresarial precisa de planejamento estratégico, organização e avaliação das possibilidades positivas e negativas. As ideias vagas de uma empresa só começam a se concretizar depois que são colocadas no papel e, através de um mecanismo organizado, é possível saber como aquilo será aplicado, quais os riscos, as vantagens e os custos.

O 5W2H surgiu como uma ferramenta de gestão que visa facilitar esse processo de elaboração de um projeto. Através de um sistema de checklist de fácil entendimento, a ferramenta explora as principais questões que envolvem o processo e garante uma visão controlada e planejada do projeto.

Apesar de parecer complicado para quem não conhece, a expressão “5W2H” nada mais é do que uma referência às questões básicas da língua inglesa. Os “5W” referem-se ao ”What” (o quê), “When” (quando), “Who” (quem), “Where” (onde) e “Why” (por que), enquanto o “2H” inclui “How” (como) e “How Much” (quanto custa) na expressão. Essas interrogações são as perguntas essenciais para a elaboração do projeto empresarial e, por isso, as empresas se destacam ao utilizar essa ferramenta de gestão.

Passo a passo:
Implementar essa ferramenta no desenvolvimento de um projeto é simples e exige apenas que os gestores responsáveis elaborem uma tabela e discutam as questões principais. O desenvolvimento de cada questão tem apenas o objetivo de desmembrar a ideia em vários segmentos para que seja mais fácil entender quais as metas a serem atingidas no projeto, como colocá-lo em prática e os preparativos necessários.

Confira cada questão a seguir:

  1. O quê ?
    Essa primeira interrogação é a mais básica e deve ser respondida de acordo com o objetivo que a empresa quer chegar com a ação proposta. O foco principal do projeto deve ser inserido aqui, de forma concisa, clara e sem prolongamentos, apenas para que o objetivo principal seja definido. Se, por exemplo, a empresa pretender implantar um plano interno de sustentabilidade, essa primeira pergunta pode ser respondida com um simples “Reduzir os desperdícios através da conscientização de sustentabilidade dos funcionários”.
  2. Quando? 
    Tão simples quanto a pergunta, a resposta deve ser clara e indicar a data exata para que o plano entre em ação, caso essa data esteja definida. Se a ideia for colocar o projeto em prática aos poucos ou fazer um calendário de preparativos, cronogramas e pequenas ações, esse processo pode ser detalhado nessa questão. No caso do projeto de ação interna sustentável, essa pergunta poderia ser respondida facilmente com um “amanhã” ou “na próxima segunda-feira”.
  3. Quem?
    Esse é o momento de revelar as pessoas envolvidas no processo. No entanto, não é preciso necessariamente escrever os nomes um por um e colocar qual a responsabilidade de cada um. Para sustentabilidade, a resposta poderia ser simplesmente “Os funcionários”, que seriam o foco do projeto. Porém, quanto mais delimitado o projeto estiver melhor será para a gestão, pois a organização detalhada da ação contribui com uma melhor compreensão do que será realizado.
  4. Por quê?
    Uma ação empresarial sempre surge de diversas causas, que podem ser problemas corriqueiros ou o desejo de crescer mais e buscar aperfeiçoamento. A pergunta “Por quê?” deve conter as motivações para a realização da ação, pois essas motivações representam o combustível que irá mover as forças empresariais para a execução do projeto. Por isso, a problemática da questão e ainda os motivos que levaram ao planejamento da ação devem ser explicados aqui. No caso da sustentabilidade poderia ser “Altos gastos com água e energia”. Ou ainda motivações ecológicas.
  5. Onde?
    Uma empresa pode desenvolver uma ação em vários lugares e, por isso, é preciso identificar onde a ação vai acontecer. O projeto pode ser desenvolvido nos pontos de venda, de forma virtual, dentro da própria empresa ou em locais específicos, dependendo da natureza da ação. O importante é relatar aqui o ambiente no qual o projeto deverá ser executado, de forma clara, com as informações necessárias e possíveis imprevistos.
  6. Como?
    Uma das questões mais importantes do 5W2H, o “Como” refere-se ao foco do planejamento: de que forma o plano deverá ser executado. Esse espaço é para ideias, desenvolvimento da criatividade, análises e pesquisas. Nessa questão, os responsáveis podem colocar a forma como pretendem executar, como a tarefa foi realizada em outras empresas e reservar um espaço para novas formas de execução que podem surgir no andamento do projeto. No projeto de sustentabilidade, por exemplo, poderia conter informações como: “Através de palestras, cursos e dinâmicas para conscientização dos funcionários”.
  7. Quanto Custará?
    Essa questão é crucial para o sucesso da ação e nela deve constar o custo do projeto e possíveis alternativas para problemas financeiros. Às vezes não é possível descobrir logo no inicio os valores exatos do projeto, mas os gestores podem trabalhar com perspectivas de gastos para ter uma noção se a verba disponível é suficiente para cobrir a realização das ações.

Se a conclusão for de que o dinheiro necessário é maior do que o disponível, o ideal é planejar medidas para juntar os valores que serão utilizados e trabalhar com formas de cortar pequenos gastos referentes ao projeto. Com planejamento e organização, qualquer projeto pode ser realizado, desde que a companhia mantenha o foco na parte financeira para executar a ação.

As vantagens da ferramenta
A praticidade e o fácil entendimento do uso de um sistema 5W2H são suas as principais vantagens. Entre as ferramentas de gestão e marketing, o 5W2H se destaca pela simplicidade e eficiência de sua metodologia, pois ajuda a gestão empresarial a ter um controle maior das ações estratégicas nas quais pretende realizar.

Essa técnica não precisa ser utilizada somente para empresas, mas também de forma individual, com foco profissional e em outras áreas. A teoria básica do 5W2H é que qualquer planejamento precisa ser fragmentado para uma ampla compreensão e, a partir desse conceito, é possível estruturar uma simples ideia e transformá-la em um plano analisado e preparado para a sua execução.

Além disso, o 5W2H permite também que o usuário faça ajustes de pequenos detalhes que não ficam claro em uma primeira elaboração. Durante a estruturação do projeto, os prós, os contras e as partes que precisam ser repensadas são reveladas pela dinâmica da ferramenta.

 

Rafael Rez

Rafael Rez

Autor do livro "Marketing de Conteúdo: A Moeda do Século XXI". Possui MBA em Marketing pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) em 2013. Fundador da consultoria de marketing digital Web Estratégica. Além de Empreendedor e Consultor, é Professor de Pós e MBA em diversas instituições de ponta. Em 2016 fundou a Nova Escola de Marketing.

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