A gestão empresarial tem várias metodologias, termos e ferramentas. Qualquer empreendedor precisa planejar, definir, estabelecer metas e, finalmente, definir ações para serem implementadas. Para isso, é fundamental usar ferramentas de gestão que vão facilitar o seu negócio.

O 5W2H é uma ferramenta de Gestão da Qualidade, um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de eficiência e clareza

A usabilidade dessa ferramenta é muito simples e prática, o que a tornou extremamente útil e popular, que visa facilitar o processo da elaboração de um planejamento estratégico e de um plano de ação.

O objetivo é mapear ações de forma a organizar quem vai fazer determinada tarefa, quando, onde, por que, como e quanto essa atividade vai custar para o negócio. A sigla, em inglês, é formada por sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, facilitam qualquer processo.

O que é 5W2H?

A princípio, o nome pode até ser complicado, mas faz referência às seguintes palavras em inglês: What, Why, Where, When, Who, How e How much.

É possível criar essa ferramenta em uma planilha, no Canvas ou até em um software de gestão de projetos.

A estruturação ocorre da seguinte forma:

Os 5W:

What (o que será feito?) – Entrega
Why (por que será feito?) – Motivo, justificativa
Where (onde será feito?) – Local
When (quando será feito?) – Tempo
Who (por quem será feito?) – Responsabilidade

Os 2H:
How (como será feito?) – Metodologia, técnica
How much (quanto vai custar?) – Custo

Com as respostas dessas sete perguntas, o gestor terá um mapa de atividades que vai auxiliá-lo na elaboração do plano de ação de maneira mais efetiva e clara.

Como utilizar o 5W2H na prática
O 5W2H é uma ferramenta muito flexível e útil. É possível usá-las de várias formas e sem mesmo a necessidade de softwares ou equipamentos modernos. O empreendedor pode usar um quadro branco ou uma simples planilha eletrônica para desenvolver essa técnica.

1. 5W2H no Excel: Crie uma coluna para cada uma das perguntas. Lembre-se que a coluna When (quando) precisa ser dividida em duas colunas para informar data de início e fim. Além disso, crie outras colunas para o acompanhamento e a data de atualização do status. É importante que essa planilha esteja acessível e seja compartilhada com todos os envolvidos na empresa. Todos vão poder acompanhar a evolução do plano de ação;
2. 5W2H no PM Canvas: É possível construir essa ferramenta nesse aplicativo, onde o gestor pode estruturar o seu projeto, construir os blocos do Canvas de forma colaborativa. O PM Canvas também pode ser atualizado por meio de aparelhos eletrônicos como smartphones e tablets;
3. 5W2H no software de gestão de projetos: A maioria dos softwares de gestão de projetos tem campos para cada uma dessas questões, em que você pode estruturar com a mesma lógica da ferramenta 5W2H. Por exemplo, no Project Builder, o empreendedor pode estruturar as colunas da sua estrutura de projeto para ficar exatamente da forma do 5W2H.

Por que utilizar o 5W2H em sua empresa?
A matriz 5W2H é muito usada em diversas áreas da gestão em razão da sua simplicidade, objetividade, como: gestão orçamentária, gestão de projetos, gestão de ricos, elaboração do planejamento estratégico e elaboração de planos de negócio. No entanto, essa ferramenta pode ser aplicada também na sua vida, no seu planejamento pessoal e financeiro.

A 5W2H foi criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade de maneira mais saudável e acelerada. A ferramenta é muito útil no controle de tarefas, como um lançamento de um novo produto, a redução do consumo de energia e água, etc.

O uso dessa ferramenta pode fazer a diferença e aumentar a produtividade em casos como:

O aumento da carteira de clientes;
A definição de um processo de recrutamento e seleção de pessoal;
A manutenção ou substituição de máquinas de uma indústria;
O planejamento estratégico para tornar a empresa mais lucrativa.

A utilização da 5W2H gera na empresa uma grande economia de recursos e tempo, e ainda evita discussões e dúvidas sobre a execução dos planos. Tudo fica mais claro. Com a ferramenta, os envolvidos em determinado projeto específico sabem exatamente o que fazer, onde, quando, de que maneira, etc.

Além de provocar uma grande economia na empresa, o 5W2H também cria uma verdadeira cultura organizacional de colaboração e gera a sinergia necessária para que a empresa funcione com um importante diferencial estratégico.

Mesmo em micro e pequenas empresas ou até mesmo em projetos em que você é o único responsável, essa ferramenta é muito útil. Ao responder às questões propostas pelo 5W2H é possível ver tudo com mais clareza: qual o melhor caminho a seguir, como proceder para atingir um objetivo, etc.

Com a aplicação da ferramenta, os processos nas empresas tornaram muito mais ágeis e econômicos, pois o negócio vai deixar de perder uma quantidade importante de tempo e de recursos.

Aproveite!